ØKONOMIHÅNDBOK FOR Feiring idrettslag

Styret i Feiring IL har det overordnede ansvaret for Feiring ILs økonomi.

Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Feiring IL for å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til Feiring IL fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.

Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

  • Feiring IL skal bruke og forvalte Feiring ILs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte
  • Feiring IL skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering
  • Feiring IL skal ha en forsvarlig økonomistyring

Nyttige skjemaer:

utgiftskjema reiseregning

Skjemaene skrives ut, fylles ut og leveres til kasserer Bjørn Saksberg, Kjerkelinna 30. Eller skannes og sendes tilbake til han på kasserer@feiringil.no

Feiring IL er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Feiring IL er også pliktig til å følge andre norske lover og regler.

Sentrale lover er

  • NIFs lov
  • Feiring ILs egen lov
  • Merverdiavgiftsloven
  • Arbeidsgiveravgiftsloven
  • Skattebetalerloven

Feiring IL utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp for økonomien mellom styremøtene.

Feiring IL utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på Feiring ILs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Feiring IL bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Feiring ILs grupper benytter de samme kontoklassene. Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret.

For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Feiring IL og på gruppenivå.

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Feiring IL:

Inntekter:

  • Avtaler,
  • Sponsorkontrakter
  • Fjorårsregnskapet (årets) inntekt
  • «Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter.

Kostnader:

  • Fjorårets (årets) kostnader
  • Planlagte aktiviteter for kommende år
  • Kontrakter (for eksempel husleie)

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.

Ved usikkerhet bruker Feiring IL det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

For at Feiring IL til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto, utarbeider Feiring IL også et likviditetsbudsjett. Likviditetsbudsjettet hjelper Feiring IL å holde orden på kontantbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig men oppdateres hvert kvartal.

Feiring ILs Årshjul, Budsjett og Likviditetsbudsjett ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Feiring IL er regnskapspliktig og følger Lovnorm for idrettslag §11

Fullmakter i Feiring IL

Hovedstyret i Feiring IL har delegert myndighet til enkelte personer i Feiring IL. En oversikt over denne fullmaktsfordelingen finnes i Feiring ILs fullmaktsmatrise.

En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle i Feiring ILs finnes i de ulike rollebeskrivelsene.

Fullmaktsmatrise og rollebeskrivelse for daglig leder og kasserer ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Regnskapssystem og fakturasystem

Feiring IL bruker følgende regnskapssystem: Tripletex

Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer, men senest innen fastsatt frist i årshjulet. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring. Bilag sendes kasserer@feiringil.no

Internregnskap for lag/grupper

Økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det utarbeides et internregnskap for respektive grupper og lag hvert måned.

Når lag-/gruppeleder mottar lagets/gruppens internregnskap regnskap kontrolleres dette mot lagets/gruppens budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) tar lag-/gruppeleder kontakt med administrasjonen, økonomiansvarlig eller lag/gruppekasserer.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

Feiring IL avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov).

Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i Feiring ILs balanse.

Balanseavstemming og bankavstemming ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Feiring ILs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Feiring IL (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Feiring ILs årsmøte i revidert versjon.

Feiring IL utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Årsregnskapet og årsberetning ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Pr 31.12 går Feiring IL gjennom sine regnskap for å:

  • Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
  • Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
  • Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
  • Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.

Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Feiring IL, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

Feiring IL innkrever medlemmene gjennom KlubbAdmin. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter avgifter foretas gjennom KlubbAdmin på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig leverer til avtalte frister.

Alle Feiring ILs medlemmer betaler en medlemskontingent på minimum kr 50. I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. Treningsavgiften er for tiden 600,-

Offentlige tilskudd og kompensasjoner

Tilskuddstyper og kompensasjoner for Feiring IL er (listen er ikke uttømmende):

  • Mva-kompensasjon
  • Lokale aktivitetsmidler (LAM)
  • Spillemidler til utstyr
  • Grasrotandel
  • Midler fra ulike stiftelser

Kiosksalg

Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer kontantkassen og kasseoppgjørsskjema hos økonomiansvarlig. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør».

Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og økonomiansvarlig opp pengene i fellesskap.

Feiring IL bruker Vipps og bankterminal samt kontantsalg.

Billett-, lotteri-, parkeringsinntekter o.l.

Ved billettsalg, lotterisalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, billetter (lodd etc.) solgt fra nr. til nr., antall solgte billetter og til hvilken pris. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på Feiring ILs oppgjørsskjema.

Mal til oppgjørsskjema billettsalg ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Feiring IL en utgående faktura. Feiring IL benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram.

Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i Feiring IL eller andre som ønsker noe fakturert fra Feiring IL, fyller ut et fakturagrunnlag som overleveres økonomiansvarlig/den som har ansvaret for faktureringen.

Fakturagrunnlag ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Dugnad

Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Feiring IL skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i Feiring IL som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.

Dersom Feiring IL har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva-pliktig omsetning overstiger grensebeløpet.

Merverdiavgift

Feiring IL driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

  • Vanlige medlems- og startkontingenter
  • Billettinntekter
  • Inntekter fra adgang til svømmehaller, treningsstudioer, tennisbaner, golfbaner mv.
  • Offentlige tilskudd
  • Lotteriinntekter
  • Bingoinntekter
  • Gaver
  • Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer

Feiring IL driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet:

  • Sponsorinntekter
  • Salg av utstyr
  • Kioskvirksomhet
  • Serveringsvirksomhet
  • Salg av jakkemerker ol.
  • Dugnadsinnsats
  • Salg av varer

Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.20), beregner, rapporterer og innbetaler Feiring IL merverdiavgift.

Innbetalinger

Innbetalinger som gjøres til Feiring ILs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende.

Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Feiring IL. Feiring IL har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).

Inngående faktura

Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til Feiring IL. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.

Normalt godkjennes fakturaene av kasserer og leder gjennom attestasjon direkte i tripletex.

Utgiftsrefusjoner

Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på Feiring ILs standard utgiftsrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til Feiring ILs fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.

Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til Feiring ILs økonoimhåndbok.

Varekjøp

Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).

For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Feiring IL varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er Feiring ILs standardiserte varetellingsliste som skal benyttes.

Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Varetellingsliste ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Kjøp av utstyr og eiendeler

For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører Feiring IL utstyrs- og eiendelsoversikt.

Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er Feiring ILs standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.

Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.

Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:

Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Utbetalinger

Alle utbetalinger skal signeres elektronisk av minst 2 personer i tripletex. Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:

  • Bjørn Saksberg/Kasserer
  • Anne Ekornholmen/Styreleder

Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i Feiring IL, se Feiring ILs fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP).

Feiring IL har en brukskonto, en høyrentekonto og en skattetrekkskonto. Alle kontoer står i Feiring ILs navn, private kontoer benyttes ikke.

Hovedstyret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.

Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på Feiring ILs totalregnskap.

Dommerregninger

Utstyrsgodtgjørelse til dommere innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr (f.eks. sko, drakt, beskyttelse mm) godkjennes som skattefri godtgjørelse med inntil 270 kroner per oppdrag (2020-sats). Samlet skattefri godtgjørelse, som utbetales til dommeren fra samme klubb, kan ikke overstige 2 700 kroner per år (2020-sats).

Dommere kan ikke kreve å få beløpet utbetalt kontant rett etter kamp. Godtgjørelse utbetales samtidig som de ordinære lønnsutbetalingene foretas i Feiring IL.

Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og eventuelt dommerens signatur for mottak av pengene.

Dommerregning ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.

Feiring IL gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg gjør revisor en jobb i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering.

Feiring IL har valgt følgende til Feiring ILs kontrollutvalg:

Elin Langård, Martin Berger og Nina G. Stefferud

Kontrollutvalget fører tilsyn med Feiring ILs økonomi, og går gjennom perioderegnskaper samt årsregnskap.

Kontrollutvalget skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjons-leddets finansielle stilling, forvaltning og drift.

Kontrollutvalget skal, hvis omsetninger under 5 millioner, også foreta regnskapsrevisjon, med mindre organisasjonsleddet har engasjert revisor. 

Mal for kontrollutvalgets beretning og sjekkliste for kontrollutvalg ligger som vedlegg til Feiring ILs økonomihåndbok.